Eine gute IT-Dokumentation verfügt nicht nur über Geräte, Standorte und Personen, sondern enthält auch Informationen über installierte Software und ermöglicht ein umfangreiches Lizenzmanagement.
Mit i-doit haben wir die Möglichkeit unseren angelegten Geräten (z.B. Servern, Clients oder virtuellen Maschinen) Software und Lizenzen zuzuordnen. So haben wir nicht nur die Informationen welche Software auf welchem Gerät installiert und lizensiert ist, sondern auch einen Überblick der Lizenzen die sich Allgemein im Unternehmen befinden. Das macht es für die entsprechende Abteilung einfacher, nicht genutzte Lizenzen zu kündigen oder neu zu vergeben.
Möglichkeiten der Auswertung
Über den Reportmanager haben wir zudem die Möglichkeit individuelle Auswertungen zu starten. Eine häufig eingesetzte Filterung in der Praxis ist z.B. sich alle Lizenzen anzeigen zu lassen die in den kommenden 3 Monaten auslaufen bzw. verlängert werden müssen. Eine weitere Möglichkeit besteht darin sich eine Auflistung zu erstellen, wer als Verantwortliche Person festgelegt wurde. Dies macht es auch einfacher bei einem Positionswechsel die Verantwortliche Person neu zu benennen.
Automatisierung
Idealerweise kann man diese Berichte auch automatisch an Personen oder Abteilung wie z.B. den Einkauf als E-Mail zur Prüfung versenden. Dadurch fällt die regelmäßige Prüfung durch die IT-Verantwortlichen / Einkauf weg und wird ein Stück weit automatisiert.
Eskalationsstufen
Mit i-doit ist es auch möglich Sskalationsstufen abzubilden um Prozesse Abteilungsübergreifend anzustoßen. Dadurch können Sollte der Einkauf nicht zeitnah reagieren ist es auch Möglich übergeordnete Abteilungen oder Personen per E-Mailo über verstrichene Fristen zu informieren.
Eine Klassischer Anwendungsfall: 3 Monate vor Ablauf wird der Einkauf automatisch per E-Mail über auslaufende Lizenzen informiert. Sollten diese Lizenzen 2 Monate vor Ablauf noch nicht erneuert sein, wird eine E-Mail an den Leiter des Einkaufs mit den betreffenden Lizenzen gesendet.
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