Wir erstellen mit ihnen eine vollständige IT-Dokumentation

Aufbau einer zentralen IT-Dokumentation mit der CMDB i-doit, der Netzwerkinventarisierung JDISC und dem ServiceDesk Zammad

In nur wenigen Monaten wissen Sie nicht nur, welche Geräte sich in ihrem Netzwerk befinden, sondern Sie haben diese auch mit Personen, Verträgen, Organisationen und Dienstleistern in Beziehung gesetzt. Ihre Mitarbeiter haben deutlich mehr Zeit, da viele Informationen automatisiert in die IT-Dokumentation einfließen und Sie sich so deutlich mehr auf den Tagesbetrieb fokussieren können. Sie wissen, was ihre Systeme kosten, was die Folgen sind, wenn eines ihrer Systeme ausfällt und wer für die Wartung und Administration verantwortlich ist. Sie werden frühzeitig über auslaufende Lizenzen informiert, wissen, wo diese genutzt werden und können so langfristig Kosten senken.

Gehen Sie das Thema IT-Dokumentation mit uns gemeinsam an

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Strukturiert ans Ziel

In sieben Phasen werden wir innerhalb der nächsten 12 Monate Ihre IT-Dokumentation mit Ihnen konzeptionieren, die notwendigen Tools einführen und mit Ihnen eine vollständige IT-Dokumentation aufbauen.

1. Ziele definieren

  • Gemeinsame Erarbeitung ihrer Ziele
  • Anforderungen der Abteilungen ermitteln
  • Zielkatalog erstellen

2. Dokumentationsplan entwickeln

  • Vorhandene Dokumentation sichten
  • Prozesse analysieren
  • Dokumentationsstandard definieren
  • Neue Prozesse definieren

3. Netzwerkinventarisierung konfigurieren

  • Netzwerk-Discovery einrichten
  • Netzwerk scannen
  • Geräteinformationen zentral speichern
  • Schnittstelle zu i-doit konfigurieren

4. Installation und Konfiguration der CMDB i-doit

  • Software zentral installieren und konfigurieren
  • Regelmäßige Backups konfigurieren
  • Netzwerke und Zertifikate konfigurieren
  • Active Directory anbinden (Benutzer- und Gruppen)
  • Mailserver anbinden (Versand von Benachrichtigungen und Berichten)
  • Schnittstelle zu JDISC einrichten

5. Dokumentation anlegen

  • Standorte, Gebäude, Etagen, Räume anlegen
  • Netzwerke, VLANs, Netzwerkkomponenten
  • Dokumentationskonzept 1zu1 in der Software abbilden
  • Individuelle Gerätetypen und Datenkategorien anlegen
  • Import ihrer vorhandenen Dokumentation
  • Reduzierung der Datenfelder auf das Minimum
  • Validierung (Pflichtfelder und Eingabeprüfung)
  • QM-Reports

6. Einrichtung Ticketsystem Zammad

  • ServiceDesk einrichten
  • Prozesse / Workflows implementieren
  • LDAP / Postfächer einrichten
  • Wichtige Berichte anlegen
  • Benachrichtigungen bei auslaufenden Lizenzen und Fristen konfigurieren.

7. Vollständige IT-Dokumentation

  • Dashboard für verschiedene Fachabteilungen anlegen
  • Überprüfung der neu definierten Prozesse durchführen
  • Intensive Schulung der Mitarbeiter in das fertige Gesamtkonzept

Wir arbeiten mit Ihnen vollumfänglich am Thema IT-Dokumentation

Konzept für die Dokumentation

  • CMDB-Konzept
    Was und in welchem Umfang wird dokumentiert
  • Vollständiges Benutzer- und Rollenkonzept
    (Wer hat auf welche Informationen in der IT-Dokumentation Zugriff)
  • Prozessdokumentation
    Welche Prozesse laufen über oder mit der IT-Dokumentation. Beschreibung + Prozessvisualisierung in BPMN (Business Process Model and Notation)

Vollständige IT-Dokumentation

  • Einrichtung zentrale Dokumentationssoftware (i-doit)
  • Einrichtung zentrale Netzwerkinventarisierung (JDISC)
  • Import vorhandener Dokumentationen
  • Dokumentation aller Systeme
  • Dokumentation aller Infrastrukturelemente
  • Dokumentation aller relevanten Verträge
  • Dokumentation aller relevanten Anwendungen
  • Dokumentation aller relevanten Lizenzen

Prozesse und Schulung

  • Einrichtung zentraler Service-Desk (Zammad)
  • Klarer Prozess für die Dokumentation von Assets
  • Prozess für die regelmäßige und systematische Qualitätsprüfung
  • Prozess für die Erfassung und Dokumentation von Wartungen
  • Change-Management
  • On- & Off-Boarding von Mitarbeitern

 

Ausgangssituation unserer Kunden

Ist ihre IT-Dokumentation noch ein bunter Mix aus Excel-Tabellen, handschriftlichen Notizen und in Köpfen gelagerten Wissen? Nun, damit haben Sie dasselbe Problem wie fast jedes andere mittelständische Unternehmen.

Das Thema IT-Dokumentation wurde einfach noch nie in den Fokus gerückt. Sie ist meist ganz einfach historisch durch unzählige Mitarbeiter, Projekte und Veränderungen gewachsen. Da in den meisten Fällen weder ein einheitliches Konzept noch eine Qualitätskontrolle stattgefunden hat, ist der derzeitige Zustand nicht verwunderlich.

Diese Probleme müssen einmal richtig angegangen werden. Es muss ein Konzept für die Dokumentation her, mit klaren Verantwortlichen und Erfassung sämtlicher Assets ihrer Organisation.

Typische Ausgangssituation

  • Kein Konzept für die IT-Dokumentation
  • Dokumentation aufgeteilt in verschiedene Excel-Tabellen + ggf. Knowledgebase
  • Kein oder ein kaum eingerichtetes Ticketsystem, um Prozesse und Aufgaben zentral zu koordinieren
  • Keine automatische Netzwerkinventarisierung
  • Geringe Mitarbeiterzahl für die Vielzahl von anfallenden Aufgaben

Und genau da bringen wir Sie strukturiert hin.

6 Probleme, die nahezu jedes mittelständische Unternehmen hat


Seit 2017 beraten und unterstützen wir mittelständische Unternehmen und Konzerne beim Aufbau ihrer Dokumentation. Die Probleme sind, bevor Sie bei uns Kunde werden, bei nahezu allen dieselben.

1.

Kein einheitliches Konzept für die IT-Dokumentation mit definierten Qualitätsstandard

Wir haben kein einheitliches Konzept für die Dokumentation. Jeder dokumentiert, wie er/sie es für richtig hält. Auf Basis dieser unvollständigen Informationen können Mitarbeiter keine Vorgänge übernehmen und Führungskräfte keine strategische Planung machen.

2.

Hoher Dokumentationsaufwand bei der Erfassung und Aufbereitung von Informationen

Die Dokumentation ist ein enormer Zeitfresser mit geringem Mehrwert. Es werden zwar regelmässig Änderungen und andere Informationen dokumentiert, im Störungsfall fehlen dann aber doch wieder wichtige Informationen.

3.

Keine Übersicht über die Vertragslandschaft und bestehende Lizenzen

Wir haben keine Übersicht darüber, welche Verträge, Lizenzen und SLA’s derzeit mit welchen Systemen, Organisationen und Personen in Beziehung oder Abhängigkeit stehen. Wir vermuten, dass hier jedes Jahr unnötig hohe Kosten entstehen.

4.

Keine gemeinsame Datenbasis für IT- und Fachabteilungen

Wir haben zwar Übersichten in Excel u.ä. Tools, aber diese Daten sind in unzähligen Revisionen vorhanden und in nochmal so vielen unterschiedlichen Übersichten zusammengestellt. Es gibt einfach keine gemeinsame Datenbasis, mit der alle zusammenarbeiten können

5.

IT-Mitarbeiter sind weniger produktiv, weil Sie unnötig gebunden werden

Die Dokumentation bindet Personal, die in Projekten und den internen Betrieb benötigt werden. Es gibt immer mehr IT-Projekte als das vorhandene IT-Personal bewältigen kann. Die manuelle Dokumentation von Informationen bremst da leider oft den Workflow.

6.

Häufiger Wissensverlust

Wir können Änderungen nur schwer oder überhaupt nicht nachvollziehen. Mit dem Ausscheiden von langjährigen Mitarbeitern wandert zudem viel Wissen ab, das für immer verloren ist. Kollegen müssen sich dann mühselig in zu übernehmende Systeme einarbeiten.

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Vereinbaren Sie jetzt ihren persönlichen Beratungstermin.

Hier erkläre ich Ihnen genau, wie wir

  • Gemeinsam mit ihrem Team in nur 3 Monaten eine vollständige, zentrale IT-Dokumentation aufbauen.
  • Ihnen einen einheitlichen Dokumentationsstandard liefern.
  • Geräte im Netzwerk automatisch erkennen und in die IT-Dokumentation übertragen.
  • Prozesse nicht nur optimal gestalten, sondern auch automatisch initialisieren.
  • Die Dokumentationsqualität messbar machen und regelmäßig überprüfen
Anfrage stellen Termin

Wir führen Sie zur vollständigen IT-Dokumentation

Mit unserem Konzept werden Sie innerhalb kürzester Zeit über eine vollständige IT-Dokumentation verfügen. Damit dies gelingt, müssen Sie jedoch engagiert mitarbeiten. Das bedeutet, sie und ihr Team müssen regelmäßig an den vereinbarten Workshop-Terminen aktiv teilnehmen und an der Umsetzung  mitwirken. Die initiale Konzeption und Konfiguration wird von ihrem Team mitgetragen und es ist unglaublich wichtig, ihre Mitarbeiter im Zuge des Projekts frühzeitig einzubinden. 

Was Sie für eine Zusammenarbeit mitbringen müssen

  • Engagierte Mitarbeit
  • Wöchentlich 4 – 6 Stunden Zeit einplanen
  • Qualifizierte Mitarbeiter, die über Basiskenntnisse mit Windows Server oder Linux (Debian, Ubuntu) verfügen.

Jedes Tool bildet eine Disziplin perfekt ab

i-doit ist ein umfassendes IT-Dokumentations- und Asset-Management-System mit flexiblen Anpassungsmöglichkeiten und leistungsstarken Reporting- und Analysefunktionen. Zammad ist eine All-in-one-Lösung für Helpdesk, Ticketing, Chat und E-Mail mit umfangreichen Automatisierungsfunktionen und leistungsstarken Analyse- und Reporting-Funktionen. JDISC ist eine automatisierte Netzwerkinventarisierungs- und -dokumentationslösung mit einfach zu visualisierender Netzwerktopologie und Schwachstellen-Identifikation.

IT-Dokumentation

CMDB

  • Umfassendes IT-Dokumentations- und Asset-Management-System
  • Intuitive Benutzeroberfläche und einfache Navigation
  • Flexibilität durch anpassbare Datenmodelle und Attribute
  • Unterstützung von verschiedenen Import- und Exportformaten
  • Integration mit anderen Systemen durch API und Plugins
  • Leistungsstarke Reporting- und Analysefunktionen für umfangreiche Datenauswertungen

Geräteinventarisierung

Network-Discovery

  • Automatisierte Netzwerkinventarisierung und -dokumentation
  • Erkennung von Netzwerkgeräten und deren Konfiguration
  • Einfache Visualisierung der Netzwerktopologie
  • Identifikation von Schwachstellen und Problemen im Netzwerk
  • Verwaltung von Netzwerkgeräten und Konfigurationen
  • Automatische Aktualisierung der Netzwerkdokumentation

Ticketsystem

Service-Desk

  • All-in-one-Lösung für Helpdesk, Ticketing, Chat und E-Mail
  • Einfache Integration mit verschiedenen E-Mail-Systemen und sozialen Medien
  • Umfangreiche Automatisierungsfunktionen und Ticket-Workflows
  • Intuitive Benutzeroberfläche und benutzerfreundliche Navigation
  • Flexible Anpassung und Integration durch API und Plugins
  • Leistungsstarke Analyse- und Reporting-Funktionen zur Verbesserung der Servicequalität

Häufige Fragen

Die Zusammenarbeit läuft über Microsoft Teams oder ein Konferenztool Ihrer Wahl nach Vereinbarung (z.B. Zoom, Webex o.ä.). Jede Woche arbeiten wir gemeinsam in einer Webkonferenz ca. 3 Stunden an Ihrer IT-Dokumentation. Dies schließt die Konzeptionierung, Konfiguration und Schulung mit ein.

Zwischen den Workshops werden Sie jedoch auch in die Verantwortung genommen, Daten in Excel zusammenzustellen oder notwendige Konfigurationen vorzunehmen.

Hinweis: Es finden grundsätzlich keine Vororttermine statt.

Unsere Erfahrungen der letzten Jahre mit Mittelständlern und Konzernen hat gezeigt, unser Konzept ist problemlos remote abbildbar und sorgt dafür, für alle Beteiligten Zeit und Geld zu sparen. Wir können von der Konzeption bis zur technischen Konfiguration alle Bereiche abdecken.

  • Beratung
  • Konzeption
  • Datenaufbereitung
  • Technische Unterstützung
  • Schnittstellenkonfiguration
  • Schulung
  • Support
  • Entwicklung neuer Schnittstellen
  • Programmmierung neuer Funktionen
  • Scripting eigener API-Schnittstellen
  • Abstimmungstermine mit Dritt-Unternehmen
  • Anbindung nicht unterstützter Dritt-Tools
  • Manuelle Datenpflege
  • VorOrt-Termine

Nein, wir empfehlen die Einführung aller drei Tools, da Sie optimal zusammenarbeiten. Auf eine Netzwerkinventarisierung zu verzichten macht aus unserer Sicht auch keinen Sinn, da als Alternative lediglich die manuelle Erfassung bleibt und diese, im direkten Vergleich aufgrund von hohen Personalkosten, deutlich höher ausfällt. Ein Servicedesk sollte in jedem mittelständischen Unternehmen genutzt werden. Sollten Sie schon eine Lösung im Einsatz haben, müssen wir gemeinsam die Möglichkeiten prüfen.

Wir richten uns nach Ihnen und Ihren Anforderungen.