Wir bringen Ihre IT-Dokumentation auf Stand
Wir helfen Ihnen, in nur 3 Monaten über eine vollständige, zentrale IT-Dokumentation mit klaren Prozessen und Verantwortlichkeiten zu verfügen.
Wir erstellen mit ihnen innerhalb von
3 Monaten
eine vollständige IT-Dokumentation
Ist ihre IT-Dokumentation noch ein bunter Mix aus Excel-Tabellen, handschriftlichen Notizen und in Köpfen gelagerten Wissen? Nun, damit haben Sie dasselbe Problem wie fast jedes andere mittelständische Unternehmen. Das Problem ist, dass das Thema IT-Dokumentation nie in den Fokus gerückt wurde. Die IT-Dokumentation ist meist historisch durch unzählige Mitarbeiter gewachsen. Da weder ein einheitliches Konzept noch eine Qualitätskontrolle stattgefunden hat, ist der derzeitige Zustand nicht verwunderlich.
Diese Probleme müssen einmal richtig angegangen werden. Es muss ein Konzept für die Dokumentation her, mit klaren Verantwortlichen und Erfassung sämtlicher Assets ihrer Organisation.
Und genau da bringen wir Sie strukturiert hin.
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Gerne überzeugen wir Sie in einem kostenfreien Beratungsgespräch von unserem Gesamtkonzept.
Beratungstermin6 Probleme, die nahezu jedes Unternehmen hat
Seit 2017 beraten und unterstützen wir mittelständische Unternehmen und Konzerne beim Aufbau ihrer Dokumentation. Die Probleme sind, bevor Sie bei uns Kunde werden, bei nahezu allen immer dieselben.
1.) Kein einheitliches Konzept für die IT-Dokumentation mit definierten Qualitätsstandard
Wir haben kein einheitliches Konzept für die Dokumentation. Jeder dokumentiert, wie er/sie es für richtig hält. Auf Basis dieser unvollständigen Informationen können Mitarbeiter keine Vorgänge übernehmen und Führungskräfte keine strategische Planung machen.
1.) Keine gemeinsame Datenbasis für IT- und Fachabteilungen
Wir haben zwar Übersichten in Excel u.ä. Tools, aber diese Daten sind in unzähligen Revisionen vorhanden und in nochmal so vielen unterschiedlichen Übersichten zusammengestellt. Es gibt einfach keine gemeinsame Datenbasis, mit der alle zusammenarbeiten können
3.) Hoher Dokumentationsaufwand bei der Erfassung und Aufbereitung von Informationen
Die Dokumentation ist ein enormer Zeitfresser mit geringem Mehrwert. Es werden zwar regelmässig Änderungen und andere Informationen dokumentiert, im Störungsfall fehlen dann aber doch wieder wichtige Informationen.
4.) IT-Mitarbeiter sind weniger produktiv, weil Sie unnötig gebunden werden
Die Dokumentation bindet Personal, die in Projekten und den internen Betrieb benötigt werden. Es gibt immer mehr IT-Projekte als das vorhandene IT-Personal bewältigen kann. Die manuelle Dokumentation von Informationen bremst da leider oft den Workflow.
5.) Keine Änderungsverfolgung mit häufigem Wissensverlust
Wir können Änderungen nur schwer oder überhaupt nicht nachvollziehen. Mit dem Ausscheiden von langjährigen Mitarbeitern wandert zudem viel Wissen ab, das für immer verloren ist. Kollegen müssen sich dann mühselig in zu übernehmende Systeme einarbeiten.
6.) Keine Übersicht über die Vertragslandschaft
Wir haben keine Übersicht darüber, welche Verträge, Lizenzen und SLA’s derzeit mit welchen Systemen, Organisationen und Personen in Beziehung oder Abhängigkeit stehen. Wir vermuten, dass hier jedes Jahr unnötig hohe Kosten entstehen.
Wir können diese Probleme in nur 3 Monaten lösen.
Sie werden effizienter Informationen finden, Mitarbeiter leichter einarbeiten können, Änderungen auch Jahre später noch nachvollziehen können sowie eine Gesamtübersicht ihrer Systeme und Verträge mit hochaktuellen Informationen erhalten.
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Hier erkläre ich Ihnen genau, wie wir
- Gemeinsam mit ihrem Team in nur 3 Monaten eine vollständige, zentrale IT-Dokumentation aufbauen.
- Ihnen einen einheitlichen Dokumentationsstandard liefern.
- Geräte im Netzwerk automatisch erkennen und in die IT-Dokumentation übertragen.
- Prozesse nicht nur optimal gestalten, sondern auch automatisch initialisieren.
- Die Dokumentationsqualität messbar machen und regelmäßig überprüfen
Unsere Leistung
Was wir innerhalb der nächsten 3 Monate erarbeiten und liefern werden
In 3 Monaten wissen Sie nicht nur welche Geräte sich in ihrem Netzwerk befinden, sondern Sie haben diese auch mit Personen, Verträgen, Organisationen und Dienstleistern in Beziehung gesetzt. Ihre Mitarbeiter haben deutlich mehr Zeit für die wirklich wichtigen IT-Projekte. Sie wissen, was ihre Systeme kosten, was die Folgen sind, wenn eines ihrer Systeme ausfällt und wer für die Wartung und Administration verantwortlich ist. Sie werden frühzeitig über auslaufende Lizenzen informiert, wissen, wo diese genutzt werden und können so langfristig Kosten senken.
Vollständige Dokumentation
- Dokumentation aller Systeme
- Dokumentation aller Infrastrukturelemente
- Dokumentation aller relevanten Verträge
- Dokumentation aller relevanten Anwendungen
- Dokumentation aller relevanten Lizenzen
Ausgereifte Konzepte
- CMDB-Konzept
(Was und wie wird dokumentiert) - Vollständiges Benutzer- und Rollenkonzept
(Wer hat auf welche Informationen Zugriff) - Schulungskonzept für neue Mitarbeiter
(Neue Mitarbeiter werden deutlich schneller in die IT-Dokumentation eingearbeitet)
Effiziente Prozesse
- Klarer Prozess für die Dokumentation von Assets
- Prozess für die regelmäßige und systematische Qualitätsprüfung
- Prozess für die Erfassung und Dokumentation von Wartungen
Strukturiert ans Ziel
In nur sieben Phasen werden wir innerhalb der nächsten 3 Monaten eine vollständige IT-Dokumentation bei Ihnen aufbauen.
1. Ziele definieren
- Gemeinsame Erarbeitung ihrer Ziele
- Anforderungen der Abteilungen ermitteln
- Zielkatalog erstellen
2. Dokumentationsplan entwickeln
- Vorhandene Dokumentation sichten
- Prozesse analysieren
- Dokumentationsstandard definieren
- Neue Prozesse definieren
3. Installation und Konfiguration der Software
- Software zentral installieren und konfigurieren
- Regelmäßige Backups konfigurieren
- Netzwerke und Zertifikate konfigurieren
- ServiceDesk einrichten
4. Dokumentation anlegen
- Standorte, Gebäude, Etagen, Räume anlegen
- Dokumentationskonzept 1zu1 in der Software abbilden
- Individuelle Gerätetypen und Datenkategorien anlegen
5. Automatischer Benutzer- und Geräteimport konfigurieren
- Netzwerk-Discovery einrichten
- Netzwerk scannen und Geräte zentral erfassen
- Active Directory anbinden
- Mailserver anbinden
6. Benachrichtigungen und Reports konfigurieren
- Wichtige Berichte anlegen
- Benachrichtigungen bei auslaufenden Lizenzen und Fristen konfigurieren.
7. Vollständige IT-Dokumentation
- Dashboard für verschiedene Fachabteilungen anlegen
- Überprüfung der neu definierten Prozesse durchführen
- Intensive Schulung der Mitarbeiter in das fertige Gesamtkonzept
- Kontinuierliche Verbesserung in den folgenden Monaten
Wir führen Sie zur vollständigen IT-Dokumentation
Mit unserem Konzept werden Sie innerhalb kürzester Zeit über eine vollständige IT-Dokumentation verfügen. Damit dies gelingt, müssen Sie jedoch engagiert mitarbeiten. Das bedeutet, sie und ihr Team müssen regelmäßig an den vereinbarten Workshop-Terminen aktiv teilnehmen und an der Umsetzung mitwirken. Die initiale Konzeption und Konfiguration wird von ihrem Team mitgetragen und es ist unglaublich wichtig, ihre Mitarbeiter im Zuge des Projekts frühzeitig einzubinden.
Was Sie für eine Zusammenarbeit mitbringen müssen
- Engagierte Mitarbeit
- Wöchentlich ausreichend Zeit einplanen
- Ressourcen bereitstellen (Mitarbeiter / Zeit)
- Grundverständnis für die Gestaltung von Prozessen
- Qualifizierte Mitarbeiter, die über Basiskenntnisse mit Windows Server und Linux (Debian, Ubuntu, CentOS, RHEL o.ä.) verfügen.
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