Wir erstellen mit ihnen innerhalb von 3 Monaten

eine vollständige IT-Dokumentation

Ist ihre IT-Dokumentation noch ein bunter Mix aus Excel-Tabellen, handschriftlichen Notizen und in Köpfen gelagerten Wissen? Nun, damit haben Sie dasselbe Problem wie fast jedes andere mittelständische Unternehmen. Das Problem ist, dass das Thema IT-Dokumentation nie in den Fokus gerückt wurde. Die IT-Dokumentation ist meist historisch durch unzählige Mitarbeiter gewachsen. Da weder ein einheitliches Konzept noch eine Qualitätskontrolle stattgefunden hat, ist der derzeitige Zustand nicht verwunderlich.

Diese Probleme müssen einmal richtig angegangen werden. Es muss ein Konzept für die Dokumentation her, mit klaren Verantwortlichen und Erfassung sämtlicher Assets ihrer Organisation.

Und genau da bringen wir Sie strukturiert hin.

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6 Probleme, die nahezu jedes Unternehmen hat


Seit 2017 beraten und unterstützen wir mittelständische Unternehmen und Konzerne beim Aufbau ihrer Dokumentation. Die Probleme sind, bevor Sie bei uns Kunde werden, bei nahezu allen dieselben.

1.

Kein einheitliches Konzept für die IT-Dokumentation mit definierten Qualitätsstandard

Wir haben kein einheitliches Konzept für die Dokumentation. Jeder dokumentiert, wie er/sie es für richtig hält. Auf Basis dieser unvollständigen Informationen können Mitarbeiter keine Vorgänge übernehmen und Führungskräfte keine strategische Planung machen.

2.

Keine gemeinsame Datenbasis für IT- und Fachabteilungen

Wir haben zwar Übersichten in Excel u.ä. Tools, aber diese Daten sind in unzähligen Revisionen vorhanden und in nochmal so vielen unterschiedlichen Übersichten zusammengestellt. Es gibt einfach keine gemeinsame Datenbasis, mit der alle zusammenarbeiten können

3.

Hoher Dokumentationsaufwand bei der Erfassung und Aufbereitung von Informationen

Die Dokumentation ist ein enormer Zeitfresser mit geringem Mehrwert. Es werden zwar regelmässig Änderungen und andere Informationen dokumentiert, im Störungsfall fehlen dann aber doch wieder wichtige Informationen.

4.

IT-Mitarbeiter sind weniger produktiv, weil Sie unnötig gebunden werden

Die Dokumentation bindet Personal, die in Projekten und den internen Betrieb benötigt werden. Es gibt immer mehr IT-Projekte als das vorhandene IT-Personal bewältigen kann. Die manuelle Dokumentation von Informationen bremst da leider oft den Workflow.

5.

Keine Änderungsverfolgung mit häufigem Wissensverlust

Wir können Änderungen nur schwer oder überhaupt nicht nachvollziehen. Mit dem Ausscheiden von langjährigen Mitarbeitern wandert zudem viel Wissen ab, das für immer verloren ist. Kollegen müssen sich dann mühselig in zu übernehmende Systeme einarbeiten.

6.

Keine Übersicht über die Vertragslandschaft und bestehende Lizenzen

Wir haben keine Übersicht darüber, welche Verträge, Lizenzen und SLA’s derzeit mit welchen Systemen, Organisationen und Personen in Beziehung oder Abhängigkeit stehen. Wir vermuten, dass hier jedes Jahr unnötig hohe Kosten entstehen.

Wir können diese Probleme in nur 3 Monaten lösen!


Wir unterstützen Sie und Ihr Team konstant bei der Implementierung der neuen Systeme, richten die Anbindungen ein und helfen schnell und unkompliziert bei allen aufkommenden Fragen.

Sie werden effizienter Informationen finden, Mitarbeiter leichter einarbeiten können, Änderungen auch Jahre später noch nachvollziehen können sowie eine Gesamtübersicht ihrer Systeme und Verträge mit hochaktuellen Informationen erhalten.

Jetzt Beratungstermin vereinbaren

Vereinbaren Sie jetzt ihren persönlichen Beratungstermin.

Hier erkläre ich Ihnen genau, wie wir

  • Gemeinsam mit ihrem Team in nur 3 Monaten eine vollständige, zentrale IT-Dokumentation aufbauen.
  • Ihnen einen einheitlichen Dokumentationsstandard liefern.
  • Geräte im Netzwerk automatisch erkennen und in die IT-Dokumentation übertragen.
  • Prozesse nicht nur optimal gestalten, sondern auch automatisch initialisieren.
  • Die Dokumentationsqualität messbar machen und regelmäßig überprüfen
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Unsere Leistung

Was wir innerhalb der nächsten 3 Monate erarbeiten und liefern werden

In 3 Monaten wissen Sie nicht nur welche Geräte sich in ihrem Netzwerk befinden, sondern Sie haben diese auch mit Personen, Verträgen, Organisationen und Dienstleistern in Beziehung gesetzt. Ihre Mitarbeiter haben deutlich mehr Zeit für die wirklich wichtigen IT-Projekte. Sie wissen, was ihre Systeme kosten, was die Folgen sind, wenn eines ihrer Systeme ausfällt und wer für die Wartung und Administration verantwortlich ist. Sie werden frühzeitig über auslaufende Lizenzen informiert, wissen, wo diese genutzt werden und können so langfristig Kosten senken.

Vollständige Dokumentation

  • Einrichtung zentrale Dokumentationssoftware
  • Einrichtung zentrale Netzwerkinventarisierung
  • Dokumentation aller Systeme
  • Dokumentation aller Infrastrukturelemente
  • Dokumentation aller relevanten Verträge
  • Dokumentation aller relevanten Anwendungen
  • Dokumentation aller relevanten Lizenzen

Ausgereifte Konzepte

  • CMDB-Konzept
    (Was und wie wird dokumentiert)
  • Vollständiges Benutzer- und Rollenkonzept
    (Wer hat auf welche Informationen Zugriff)
  • Schulungskonzept für neue Mitarbeiter
    (Neue Mitarbeiter werden deutlich schneller in die IT-Dokumentation eingearbeitet)

Effiziente Prozesse

  • Einrichtung zentraler Service-Desk
  • Klarer Prozess für die Dokumentation von Assets
  • Prozess für die regelmäßige und systematische Qualitätsprüfung
  • Prozess für die Erfassung und Dokumentation von Wartungen
  • Change-Management
  • On- & OffBoarding von Mitarbeitern

 

Strukturiert ans Ziel

In nur sieben Phasen werden wir innerhalb der nächsten 3 Monaten eine vollständige IT-Dokumentation bei Ihnen aufbauen.

1. Ziele definieren

  • Gemeinsame Erarbeitung ihrer Ziele
  • Anforderungen der Abteilungen ermitteln
  • Zielkatalog erstellen

2. Dokumentationsplan entwickeln

  • Vorhandene Dokumentation sichten
  • Prozesse analysieren
  • Dokumentationsstandard definieren
  • Neue Prozesse definieren

3. Installation und Konfiguration der Software

  • Software zentral installieren und konfigurieren
  • Regelmäßige Backups konfigurieren
  • Netzwerke und Zertifikate konfigurieren

4. Dokumentation anlegen

  • Standorte, Gebäude, Etagen, Räume anlegen
  • Dokumentationskonzept 1zu1 in der Software abbilden
  • Individuelle Gerätetypen und Datenkategorien anlegen

5. Automatischer Benutzer- und Geräteimport konfigurieren

  • Netzwerk-Discovery einrichten
  • Netzwerk scannen und Geräte zentral erfassen
  • Active Directory anbinden
  • Mailserver anbinden

6. Prozesse und Reports

  • ServiceDesk einrichten
  • Wichtige Berichte anlegen
  • Benachrichtigungen bei auslaufenden Lizenzen und Fristen konfigurieren.

7. Vollständige IT-Dokumentation

  • Dashboard für verschiedene Fachabteilungen anlegen
  • Überprüfung der neu definierten Prozesse durchführen
  • Intensive Schulung der Mitarbeiter in das fertige Gesamtkonzept
  • Kontinuierliche Verbesserung in den folgenden Monaten

Wir führen Sie zur vollständigen IT-Dokumentation

Mit unserem Konzept werden Sie innerhalb kürzester Zeit über eine vollständige IT-Dokumentation verfügen. Damit dies gelingt, müssen Sie jedoch engagiert mitarbeiten. Das bedeutet, sie und ihr Team müssen regelmäßig an den vereinbarten Workshop-Terminen aktiv teilnehmen und an der Umsetzung  mitwirken. Die initiale Konzeption und Konfiguration wird von ihrem Team mitgetragen und es ist unglaublich wichtig, ihre Mitarbeiter im Zuge des Projekts frühzeitig einzubinden. 

Was Sie für eine Zusammenarbeit mitbringen müssen

  • Engagierte Mitarbeit
  • Wöchentlich 2 – 6 Stunden Zeit einplanen
  • Grundverständnis für die Gestaltung von Prozessen
  • Qualifizierte Mitarbeiter, die über Basiskenntnisse mit Windows Server und Linux (Debian, Ubuntu, CentOS, RHEL o.ä.) verfügen.

Jedes Tool bildet eine Disziplin perfekt ab

i-doit ist ein umfassendes IT-Dokumentations- und Asset-Management-System mit flexiblen Anpassungsmöglichkeiten und leistungsstarken Reporting- und Analysefunktionen. Zammad ist eine All-in-one-Lösung für Helpdesk, Ticketing, Chat und E-Mail mit umfangreichen Automatisierungsfunktionen und leistungsstarken Analyse- und Reporting-Funktionen. JDISC ist eine automatisierte Netzwerkinventarisierungs- und -dokumentationslösung mit einfach zu visualisierender Netzwerktopologie und Schwachstellen-Identifikation.

IT-Dokumentation

  • Umfassendes IT-Dokumentations- und Asset-Management-System
  • Intuitive Benutzeroberfläche und einfache Navigation
  • Flexibilität durch anpassbare Datenmodelle und Attribute
  • Unterstützung von verschiedenen Import- und Exportformaten
  • Integration mit anderen Systemen durch API und Plugins
  • Leistungsstarke Reporting- und Analysefunktionen für umfangreiche Datenauswertungen

Geräteinventarisierung

  • Automatisierte Netzwerkinventarisierung und -dokumentation
  • Erkennung von Netzwerkgeräten und deren Konfiguration
  • Einfache Visualisierung der Netzwerktopologie
  • Identifikation von Schwachstellen und Problemen im Netzwerk
  • Verwaltung von Netzwerkgeräten und Konfigurationen
  • Automatische Aktualisierung der Netzwerkdokumentation

ServiceDesk

  • All-in-one-Lösung für Helpdesk, Ticketing, Chat und E-Mail
  • Einfache Integration mit verschiedenen E-Mail-Systemen und sozialen Medien
  • Umfangreiche Automatisierungsfunktionen und Ticket-Workflows
  • Intuitive Benutzeroberfläche und benutzerfreundliche Navigation
  • Flexible Anpassung und Integration durch API und Plugins
  • Leistungsstarke Analyse- und Reporting-Funktionen zur Verbesserung der Servicequalität