Aufbau einer zentralen IT-Dokumentation mit der CMDB i-doit, der Netzwerkinventarisierung JDISC und dem ServiceDesk Zammad
In nur wenigen Monaten wissen Sie nicht nur, welche Geräte sich in ihrem Netzwerk befinden, sondern Sie haben diese auch mit Personen, Verträgen, Organisationen und Dienstleistern in Beziehung gesetzt. Ihre Mitarbeiter haben deutlich mehr Zeit, da viele Informationen automatisiert in die IT-Dokumentation einfließen und Sie sich so deutlich mehr auf den Tagesbetrieb fokussieren können. Sie wissen, was ihre Systeme kosten, was die Folgen sind, wenn eines ihrer Systeme ausfällt und wer für die Wartung und Administration verantwortlich ist. Sie werden frühzeitig über auslaufende Lizenzen informiert, wissen, wo diese genutzt werden und können so langfristig Kosten senken.
Ist ihre IT-Dokumentation noch ein bunter Mix aus Excel-Tabellen, handschriftlichen Notizen und in Köpfen gelagerten Wissen? Nun, damit haben Sie dasselbe Problem wie fast jedes andere mittelständische Unternehmen.
Das Thema IT-Dokumentation wurde einfach noch nie in den Fokus gerückt. Sie ist meist ganz einfach historisch durch unzählige Mitarbeiter, Projekte und Veränderungen gewachsen. Da in den meisten Fällen weder ein einheitliches Konzept noch eine Qualitätskontrolle stattgefunden hat, ist der derzeitige Zustand nicht verwunderlich.
Diese Probleme müssen einmal richtig angegangen werden. Es muss ein Konzept für die Dokumentation her, mit klaren Verantwortlichen und Erfassung sämtlicher Assets ihrer Organisation.
Typische Ausgangssituation
Und genau da bringen wir Sie strukturiert hin.
Seit 2017 beraten und unterstützen wir mittelständische Unternehmen und Konzerne beim Aufbau ihrer Dokumentation. Die Probleme sind, bevor Sie bei uns Kunde werden, bei nahezu allen dieselben.
1.
Kein einheitliches Konzept für die IT-Dokumentation mit definierten Qualitätsstandard
Wir haben kein einheitliches Konzept für die Dokumentation. Jeder dokumentiert, wie er/sie es für richtig hält. Auf Basis dieser unvollständigen Informationen können Mitarbeiter keine Vorgänge übernehmen und Führungskräfte keine strategische Planung machen.
2.
Hoher Dokumentationsaufwand bei der Erfassung und Aufbereitung von Informationen
Die Dokumentation ist ein enormer Zeitfresser mit geringem Mehrwert. Es werden zwar regelmässig Änderungen und andere Informationen dokumentiert, im Störungsfall fehlen dann aber doch wieder wichtige Informationen.
3.
Keine Übersicht über die Vertragslandschaft und bestehende Lizenzen
Wir haben keine Übersicht darüber, welche Verträge, Lizenzen und SLA’s derzeit mit welchen Systemen, Organisationen und Personen in Beziehung oder Abhängigkeit stehen. Wir vermuten, dass hier jedes Jahr unnötig hohe Kosten entstehen.
4.
Keine gemeinsame Datenbasis für IT- und Fachabteilungen
Wir haben zwar Übersichten in Excel u.ä. Tools, aber diese Daten sind in unzähligen Revisionen vorhanden und in nochmal so vielen unterschiedlichen Übersichten zusammengestellt. Es gibt einfach keine gemeinsame Datenbasis, mit der alle zusammenarbeiten können
5.
IT-Mitarbeiter sind weniger produktiv, weil Sie unnötig gebunden werden
Die Dokumentation bindet Personal, die in Projekten und den internen Betrieb benötigt werden. Es gibt immer mehr IT-Projekte als das vorhandene IT-Personal bewältigen kann. Die manuelle Dokumentation von Informationen bremst da leider oft den Workflow.
6.
Häufiger Wissensverlust
Wir können Änderungen nur schwer oder überhaupt nicht nachvollziehen. Mit dem Ausscheiden von langjährigen Mitarbeitern wandert zudem viel Wissen ab, das für immer verloren ist. Kollegen müssen sich dann mühselig in zu übernehmende Systeme einarbeiten.
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Hier erkläre ich Ihnen genau, wie wir
Mit unserem Konzept werden Sie innerhalb kürzester Zeit über eine vollständige IT-Dokumentation verfügen. Damit dies gelingt, müssen Sie jedoch engagiert mitarbeiten. Das bedeutet, sie und ihr Team müssen regelmäßig an den vereinbarten Workshop-Terminen aktiv teilnehmen und an der Umsetzung mitwirken. Die initiale Konzeption und Konfiguration wird von ihrem Team mitgetragen und es ist unglaublich wichtig, ihre Mitarbeiter im Zuge des Projekts frühzeitig einzubinden.
Was Sie für eine Zusammenarbeit mitbringen müssen
i-doit ist ein umfassendes IT-Dokumentations- und Asset-Management-System mit flexiblen Anpassungsmöglichkeiten und leistungsstarken Reporting- und Analysefunktionen. Zammad ist eine All-in-one-Lösung für Helpdesk, Ticketing, Chat und E-Mail mit umfangreichen Automatisierungsfunktionen und leistungsstarken Analyse- und Reporting-Funktionen. JDISC ist eine automatisierte Netzwerkinventarisierungs- und -dokumentationslösung mit einfach zu visualisierender Netzwerktopologie und Schwachstellen-Identifikation.
Die Zusammenarbeit läuft über Microsoft Teams oder ein Konferenztool Ihrer Wahl nach Vereinbarung (z.B. Zoom, Webex o.ä.). Jede Woche arbeiten wir gemeinsam in einer Webkonferenz ca. 3 Stunden an Ihrer IT-Dokumentation. Dies schließt die Konzeptionierung, Konfiguration und Schulung mit ein.
Zwischen den Workshops werden Sie jedoch auch in die Verantwortung genommen, Daten in Excel zusammenzustellen oder notwendige Konfigurationen vorzunehmen.
Hinweis: Es finden grundsätzlich keine Vororttermine statt.
Unsere Erfahrungen der letzten Jahre mit Mittelständlern und Konzernen hat gezeigt, unser Konzept ist problemlos remote abbildbar und sorgt dafür, für alle Beteiligten Zeit und Geld zu sparen. Wir können von der Konzeption bis zur technischen Konfiguration alle Bereiche abdecken.
Nein, wir empfehlen die Einführung aller drei Tools, da Sie optimal zusammenarbeiten. Auf eine Netzwerkinventarisierung zu verzichten macht aus unserer Sicht auch keinen Sinn, da als Alternative lediglich die manuelle Erfassung bleibt und diese, im direkten Vergleich aufgrund von hohen Personalkosten, deutlich höher ausfällt. Ein Servicedesk sollte in jedem mittelständischen Unternehmen genutzt werden. Sollten Sie schon eine Lösung im Einsatz haben, müssen wir gemeinsam die Möglichkeiten prüfen.
Wir richten uns nach Ihnen und Ihren Anforderungen.
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