Fuhrpark Dokumentation

Die IT-Dokumentation ist ein wichtiges Thema, doch häufig möchten wir auch andere Dinge dokumentieren ohne dafür ein separates Tool einsetzen zu müssen.

Mit i-doit verfügen Sie über die nötige Flexibilität, um praktisch alles zu dokumentieren.

Bei der Dokumentation Ihres Fuhrparks bieten sich verschiedene Möglichkeit. Zum einen können sämtliche Basis-Informationen wie Erstzulassung, Maße des Fahrzeugs, Fahrgestellnummern, kW / PS, max. zulässige Geschwindigkeit, Anzahl der Sitze uvm. dokumentieren. Zum anderen aber auch alle Informationen, die in einer Beziehung zu diesem Fahrzeug stehen.

Wartungen und Prüfungen

Darüber hinaus ist es aber auch möglich z.B. Wartungsintervalle und Prüftermine festzulegen. Das ganze kann natürlich so konfiguriert werden, das betroffene Fahrer, Abteilungen oder Werkstätten automatische benachrichtigt werden.

Protokolle und Belege

Auch die Übergabe von Fahrzeugen oder der wechsel eines Fahrers kann dokumentiert werden mit sämtlichen dazugehörigen Anlagen. Seien es Übergabe- / Übernahmeprotokolle, Rechnungen, Servicebelege oder ähnliches.

Buchhaltung und Inventar

Neben der Dokumentation ihrer Belege sind natürlich auch Informationen zur Buchhaltung und Inventarisierung wichtig. Zum einen können Sie so genau nachvollziehen wann ein Fahrzeug beschafft und geliefert wurde. Zum anderen haben Sie auch eine detaillierte Übersicht auf welche Kostenstelle und Kostenträger das ganze gebucht wurde. Der gesamte Beschaffungsprozess wird somit dokumentiert.

Verträge

Ob KFz-Versicherungen, Serviceverträge, Reifenversicherung, Glasschutz, Insassen- / Unfallschutz oder andere Verträge. Sie alle können mit Laufzeiten, Vertragsdetails und Ansprechpartnern versehen werden. Dadurch haben Sie nicht nur Ihre Verträge im Blick und werden frühzeitig über auslaufende Informiert, sondern können diese auch einem oder mehreren Fahrzeugen zuordnen.

Ansprechpartner und Servicepartner

Für unterschiedliche Fahrzeuge gibt es eine Vielzahl von Ansprech- und Servicepartnern. Besonders im Schadensfall ist es hilfreich, Informationen direkt an die richtigen Stellen zu koordinieren. Mit i-doit können Sie nicht nur einfach Personen / Abteilungen oder Organisationen festlegen, sondern ihnen auch spezifische Rollen (wie z.B. Versicherung, Schadenmeldestelle, Fuhrparkmanager, Ansprechpartner beim Hersteller oder zuständige Werkstatt) zuweisen.

Auswertungen

Mit individuellen Berichten stellen Sie sich einfach die Informationen zusammen, die Sie benötigen. Dies kann z.B. eine Übersicht aller Fahrzeuge mit den nächsten Prüfterminen in den kommenden 3 Monaten sein oder auch alle Fahrzeuge eines bestimmten Typs oder Herstellers.

Eine Auflistung aller Schäden eines Fahrzeugs oder Fahrers, die Erfassung von Zeiten für Transporte oder Routen. Die Möglichkeiten sind nahezu unbegrenzt.

Dokumentieren Sie genau das was Ihr Unternehmen benötigt

Mit i-doit dokumentieren Sie genau das, was ihr Unternehmen benötigt. Von der Dokumentation der Fahrzeuge über die Speicherung von Belegen und Protokollen bis zur Zuordnung von Verträgen, Servicepartnern und Organisationen.

Sprechen Sie mit uns über Ihre Ziele und Anforderungen.

Pattrick Bluhm

Berater für Dokumentationsprojekte

Kontakt

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