i-doit erklärt: Funktionen, Vorteile und Einsatzmöglichkeiten

Überblick – Was ist i-doit?

In Zeiten zunehmender Digitalisierung, steigender Komplexität der IT-Infrastruktur und immer höherer Anforderungen an Transparenz, Sicherheit und Nachvollziehbarkeit wird eine strukturierte IT-Dokumentation zur zentralen Herausforderung für Unternehmen jeder Größe. Genau hier setzt i-doit an: Als leistungsfähiges, webbasiertes CMDB-System (Configuration Management Database) ermöglicht i-doit die ganzheitliche und zentrale Dokumentation der gesamten IT-Landschaft – vom Arbeitsplatzrechner über Server, Netzwerke, Anwendungen bis hin zu Prozessen, Services und Abhängigkeiten.

i-doit wurde mit dem Ziel entwickelt, die IT-Dokumentation nicht nur lückenlos, sondern auch lebendig und nachhaltig pflegbar zu gestalten. Die Software basiert auf einem objektorientierten Ansatz: Jedes IT-Asset – ob Hardware, Software, Standort oder Person – wird als Objekt mit klar definierten Eigenschaften und Beziehungen abgebildet. Das schafft eine transparente Datenbasis, auf die sich verlässliche Entscheidungen, Analysen und Planungen stützen lassen.

Dabei ist i-doit nicht nur ein passives Inventarisierungswerkzeug, sondern ein aktiver Bestandteil des IT-Betriebs: Durch zahlreiche Schnittstellen, Add-ons und Automatisierungsfunktionen lässt sich i-doit nahtlos in bestehende Prozesse integrieren. Ob Sie mit der Lösung eine revisionssichere Dokumentation für Audits aufbauen, Ihre IT-Services strukturieren, Notfallhandbücher generieren oder den Überblick über Lizenzen und Verträge behalten wollen – i-doit bietet hierfür ein solides, flexibles und erweiterbares Fundament.

Die Software richtet sich sowohl an kleine und mittelständische Unternehmen als auch an große Organisationen, die Wert auf nachvollziehbare IT-Strukturen, rechtssichere Dokumentation und effizientes IT-Service-Management legen. Als Open Source-Produkt mit einer professionellen Pro-Version bietet i-doit sowohl Einsteigern als auch professionellen Anwendern einen skalierbaren Einstieg in die Welt der IT-Dokumentation.

Standorte als strukturierende Elemente

In i-doit können Standorte hierarchisch aufgebaut werden – von der obersten Unternehmensebene bis hin zu einzelnen Räumen, Racks und sogar Positionen innerhalb eines Racks. Typischerweise beginnt diese Struktur mit der Firma oder Organisationseinheit und untergliedert sich in:

Diese Struktur ist vollständig flexibel und kann exakt an die Gegebenheiten vor Ort angepasst werden. Jeder Standort lässt sich mit weiteren Attributen wie Adressen, Ansprechpartnern oder Zugangsregelungen anreichern. Die Verknüpfung von Geräten und Systemen mit einem physischen Standort schafft eine räumliche Transparenz, die besonders bei der Planung von Umzügen, Wartungen oder Sicherheitsprüfungen von Vorteil ist.

Personen als zentrale Akteure

i-doit bietet die Möglichkeit, Personen oder ganze Personengruppen als Objekte zu dokumentieren und mit IT-Komponenten zu verknüpfen. Das erlaubt unter anderem:

• Zuweisung von Clients oder Mobilgeräten an Mitarbeiter
• Verknüpfung von Lizenzen oder Benutzerkonten mit Personen
• Dokumentation von Verantwortlichkeiten, z. B. für bestimmte Services, Verträge oder Bereiche
• Abbildung von Abteilungen oder Teams und deren Zusammensetzung

Durch diese Informationen entsteht eine personenzentrierte Sicht auf die IT-Infrastruktur. So lässt sich z. B. schnell herausfinden, wer für welchen Server verantwortlich ist, welches Notebook sich bei welchem Mitarbeiter befindet oder welche Rollen und Berechtigungen einer Person zugewiesen sind.

Vorteile der Standort- und Personenverwaltung in i-doit

• Bessere Übersicht: Klare Zuordnung von IT-Assets zu Räumen, Personen und Organisationseinheiten.
• Erhöhte Sicherheit: Einfach nachvollziehbar, wer Zugriff auf welche Systeme oder Standorte hat.
• Effiziente Planung: IT-Umzüge, Hardware-Austausch oder Neuanschaffungen können gezielter geplant werden.
• Revisionssicherheit: Verantwortlichkeiten sind nachvollziehbar dokumentiert – ein Pluspunkt bei Audits und Sicherheitsüberprüfungen.

Netzwerke und VLANs – Strukturierte Übersicht über die Netzwerkinfrastruktur

Eine der größten Herausforderungen in der IT-Dokumentation ist die vollständige und nachvollziehbare Abbildung der Netzwerkinfrastruktur. i-doit bietet hierfür ein leistungsstarkes Werkzeugset, mit dem Netzwerke, Subnetze, VLANs, Switchports und IP-Adressen übersichtlich dokumentiert und intelligent miteinander verknüpft werden können. So entsteht eine transparente Sicht auf die gesamte Kommunikationsstruktur innerhalb eines Unternehmens – unabhängig von dessen Größe.

Netzwerke und Subnetze systematisch erfassen

In i-doit lassen sich IP-Netzwerke und Subnetze als eigenständige Objekte anlegen und verwalten. Dabei können wichtige Informationen hinterlegt werden, wie z. B.:

• Netzwerkadresse und Subnetzmaske
• Gateway
• verwendetes Protokoll (IPv4, IPv6)
• DHCP-Informationen
• zugeordnete VLANs
• Verwendungszweck oder Standort

Diese Daten bilden die Grundlage für die automatische oder manuelle Vergabe von IP-Adressen an Geräte wie Server, Switches, Drucker oder Arbeitsplatzrechner. i-doit erkennt doppelte IPs und vermeidet so Konflikte.

VLANs sauber dokumentieren und zuordnen

Virtuelle LANs (VLANs) sind essenziell für die Segmentierung von Netzwerken, insbesondere in größeren IT-Umgebungen. In i-doit können VLANs als eigenständige Objekte erfasst und mit Netzwerken, Switchports und sogar einzelnen Endgeräten verknüpft werden.

Zu den typischen Attributen eines VLANs gehören:

• VLAN-ID
• VLAN-Name
• Zugeordnetes Netzwerk/Subnetz
• Beschreibung und Einsatzzweck
• Verknüpfte Switchports

Damit ist es möglich, eine logische Netzstruktur aufzubauen, die genau nachvollziehen lässt, welche Geräte in welchem VLAN kommunizieren dürfen – ein entscheidender Aspekt für Sicherheit und Netzwerkdesign.

Switchports und Verbindungen im Blick

Ein besonderes Highlight ist die Möglichkeit, Switchports direkt in i-doit zu dokumentieren. Du kannst definieren, welcher Port an welchem Switch mit welchem Gerät oder welchem Port eines anderen Switches verbunden ist. Auch die VLAN-Zuweisung auf Port-Ebene ist möglich.

Dies ermöglicht z. B.:

• Netzwerkpläne auf Port-Ebene
• Visualisierung von Switch-zu-Switch-Verbindungen (Trunk-Ports)
• Zuordnung von Endgeräten zu Ports
• Identifikation ungenutzter Ports oder Fehlkonfigurationen

Vorteile der Netzwerk- und VLAN-Dokumentation in i-doit

• Zentrale IP-Adressverwaltung mit automatischer Erkennung von Konflikten
• Übersichtliche Darstellung von Subnetzen, VLANs und deren Zuordnung
• Effiziente Fehlersuche: Schnell nachvollziehen, welches Gerät über welchen Port in welchem VLAN kommuniziert
• Erhöhte Netzwerksicherheit durch transparente Dokumentation der Segmentierung
• Perfekte Basis für Audits, Planung und Erweiterung der Netzwerkinfrastruktur

Clients und Arbeitsplatzgeräte – Die Endgeräte im Griff behalten

Arbeitsplatzgeräte wie Notebooks, Desktop-PCs, Thin Clients, Monitore, Telefone oder mobile Endgeräte sind das Rückgrat des täglichen Arbeitens in jeder Organisation. Oft sind sie auch der Einstiegspunkt in die IT-Landschaft – und damit ein kritischer Bereich für Sicherheit, Support und Verwaltung. Mit i-doit lassen sich diese Geräte nicht nur erfassen, sondern auch vollständig in den organisatorischen und technischen Kontext einordnen.

Dokumentation von Clients und Peripherie

In i-doit können Clients und Arbeitsplatzgeräte detailliert erfasst werden – inklusive aller relevanten Informationen:

• Gerätetyp (z. B. Notebook, Desktop, Thin Client)
• Hersteller, Modell und Seriennummer
• Betriebssystem, installierte Software
• CPU, RAM, Festplatten
• Zugehöriger Benutzer oder Standort
• Netzwerkanbindung (z. B. IP-Adresse, MAC-Adresse, verbundenes VLAN)
• Zugehörige Peripherie (Monitore, Dockingstations, Telefone)

Dank der objektorientierten Struktur von i-doit lassen sich diese Informationen nicht nur speichern, sondern auch logisch verknüpfen. Ein Notebook ist also nicht nur ein Einzelobjekt, sondern steht in Beziehung zu einem Mitarbeiter, zu einem Standort, zu einem Netzwerkanschluss, zu einer Lizenz und vielem mehr.

Transparenz bei Zuweisung und Verantwortlichkeiten

Besonders in mittelgroßen bis großen Organisationen ist es wichtig zu wissen:

• Welches Gerät gehört wem?
• Welche Software ist auf welchem Gerät installiert?
• Wo befindet sich ein bestimmtes Gerät aktuell?

Durch die Verknüpfung von Arbeitsplatzgeräten mit Personen und Standorten entsteht eine klare Übersicht, die im Alltag wertvolle Zeit spart – etwa im Supportfall, bei Hardwaretausch oder beim Onboarding neuer Mitarbeiter:innen.

Mobilgeräte, Telefone und Zubehör

Auch Mobiltelefone, Headsets, Tablets oder Festnetztelefone lassen sich in i-doit dokumentieren und zuordnen. Dadurch wird z. B. nachvollziehbar, welche SIM-Karte sich in welchem Gerät befindet, wer ein bestimmtes Firmenhandy nutzt oder wie viele ungenutzte Geräte noch verfügbar sind.

Peripheriegeräte wie Drucker, Scanner oder Monitore können einzeln erfasst oder direkt einem Arbeitsplatz zugewiesen werden – samt Seriennummer, Standort und Verbindung zum Hauptgerät.

Vorteile der Client-Dokumentation in i-doit

• Klarer Überblick über alle eingesetzten Endgeräte
• Zentrale Verknüpfung von Benutzer, Standort, Software und Netzwerk
• Effizientes Lifecycle-Management: Von der Beschaffung bis zur Ausmusterung
• Bessere IT-Sicherheit durch nachvollziehbare Gerätezuweisungen
• Support-Vorteile bei der schnellen Identifikation betroffener Geräte im Störungsfall
• Perfekte Vorbereitung für Audits und interne Kontrollen

Server und VMs – Zentrale Systeme präzise dokumentieren

Server – ob physisch oder virtuell – bilden das Herzstück moderner IT-Infrastrukturen. Hier laufen zentrale Dienste, Anwendungen, Datenbanken und mehr. Eine lückenlose und logisch aufgebaute Dokumentation dieser Systeme ist essenziell für Betriebssicherheit, Wartung, Skalierbarkeit und Notfallvorsorge. i-doit bietet umfassende Funktionen, um physische Server, virtuelle Maschinen (VMs), Hypervisoren und deren Abhängigkeiten transparent und nachhaltig zu dokumentieren.

Physische Server als Basisobjekte

Physische Server werden in i-doit als eigenständige Objekte angelegt und mit zahlreichen Attributen ausgestattet:

• Hersteller, Modell, Seriennummer
• Hardwarekomponenten: CPU, RAM, Festplatten, Netzwerkkarten
• Standort (z. B. Rechenzentrum, Rack, Höheneinheit)
• Betriebssystem und installierte Dienste
• Zuordnung zu Verantwortlichen oder Supportverträgen
• Verknüpfung mit USVs, Storage-Systemen oder Netzwerken

Durch diese detaillierte Erfassung entsteht eine vollständige technische Übersicht, die sowohl für die tägliche Administration als auch für Kapazitätsplanungen oder Hardware-Austausch unverzichtbar ist.

Virtuelle Maschinen und Virtualisierung

In virtualisierten Umgebungen wird es noch komplexer – denn VMs leben, wandern, wachsen und sterben. i-doit erlaubt es, virtuelle Maschinen explizit als Objekte zu dokumentieren und deren Beziehung zum jeweiligen Hypervisor (z. B. VMware ESXi, Hyper-V, Proxmox) herzustellen.

Typische Informationen einer VM in i-doit:

• Zugehöriger Host (Hypervisor)
• Zuweisung von CPU/RAM/Festplatten
• Installiertes Betriebssystem
• IP-Adresse, DNS-Name, MAC-Adresse
• Zugeordnete VLANs oder virtuelle Switches
• Verknüpfte Anwendungen oder Dienste

Durch die Abbildung dieser Beziehungen wird deutlich, welche VMs auf welchem Host laufen, welche Ressourcen genutzt werden und wie sich Änderungen auf andere Systeme auswirken können.

Cluster, Storage, USVs und weitere Infrastruktur

i-doit erlaubt auch die Dokumentation komplexer Serverstrukturen wie Cluster, hochverfügbare Systeme oder gemeinsam genutzte Storage-Umgebungen. Auch USVs (unterbrechungsfreie Stromversorgungen), Netzteile, Redundanzen und andere Infrastrukturkomponenten lassen sich erfassen und verknüpfen – für ein umfassendes Bild der Systemlandschaft.

Vorteile der Server- und VM-Dokumentation in i-doit

• Zentrale Übersicht über alle Server und virtuellen Maschinen
• Transparente Verknüpfung von Host-VM-Beziehungen
• Optimierte Ressourcenplanung und Skalierbarkeit
• Besseres Change-Management durch nachvollziehbare Abhängigkeiten
• Unterstützung bei IT-Sicherheit und Disaster Recovery durch vollständige Systemzuordnung
• Vorbereitung für Audits, Re-Zertifizierungen und Betriebshandbücher

Software, Betriebssysteme, Anwendungen und Lizenzen – Alles im Blick behalten

Neben der physischen Infrastruktur ist es vor allem die Softwarelandschaft, die Unternehmen in ihrer täglichen Arbeit antreibt – und gleichzeitig vor erhebliche Herausforderungen stellt. Betriebssysteme, Office-Pakete, branchenspezifische Anwendungen, Eigenentwicklungen, Lizenzmodelle und Supportlaufzeiten wollen nicht nur gepflegt, sondern auch übersichtlich dokumentiert und kontrolliert werden.

Mit i-doit steht ein Werkzeug zur Verfügung, das Software und Lizenzen transparent abbildet, deren Verteilung auf Geräte und Benutzer nachvollziehbar macht und durch Benachrichtigungsfunktionen für maximale Übersicht sorgt.

Betriebssysteme und Software als Objekte

In i-doit können Betriebssysteme, Anwendungen und Softwarepakete als eigene Objekte oder Attribute angelegt und dokumentiert werden. Diese lassen sich dann gezielt Geräten, Servern, virtuellen Maschinen oder Nutzern zuordnen.

Zu den typischen Angaben gehören:

• Name und Version der Software
• Hersteller
• Installationsdatum
• Installationsort (Gerät, VM, Server)
• Nutzer bzw. zugewiesene Person oder Abteilung
• Lizenzschlüssel oder Installations-ID
• Supportstatus oder Lebenszyklus

Die Zuordnung kann manuell oder automatisiert erfolgen (z. B. durch eine Schnittstelle wie JDisc oder CSV-Import). So wird sichtbar, welche Software auf welchen Geräten installiert ist, wer sie nutzt, und wie aktuell sie ist.

Lizenzen und Lizenzmanagement

i-doit ermöglicht eine strukturierte Verwaltung von Lizenzen. Dabei wird nicht nur festgehalten, wie viele Lizenzen vorhanden sind, sondern auch:

• Lizenztyp (z. B. Volumenlizenz, Named User, Subscription)
• Gültigkeitsdauer / Ablaufdatum
• Lizenzkosten
• Zugeordnete Installationen
• Vertragsdokumente oder Supportvereinbarungen

Besonders praktisch: i-doit erkennt automatisch, wenn mehr Installationen als Lizenzen vorhanden sind, oder wenn Lizenzen bald ablaufen – ideal für IT-Compliance, Audits und Budgetplanung.

Automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen

Ein besonders großer Vorteil von i-doit ist die integrierte Benachrichtigungsfunktion, die auf Wunsch aktiv wird, wenn:

• Lizenzen kurz vor dem Ablauf stehen
• Software-Installationen eine bestimmte Anzahl überschreiten
• Verträge oder Wartungsfenster auslaufen
• nicht genehmigte Software erkannt wird (in Kombination mit Inventarisierungstools)

So werden IT-Verantwortliche rechtzeitig gewarnt, bevor Lizenzverstöße, Sicherheitslücken oder unnötige Zusatzkosten entstehen. Die Benachrichtigungen lassen sich individuell konfigurieren – je nach Bedarf per E-Mail oder als interner Hinweis im System.

Vorteile der Software- und Lizenzdokumentation in i-doit

• Zentrale Übersicht über alle eingesetzten Softwareprodukte
• Rechtssichere Lizenzverwaltung mit Alarmfunktion
• Vermeidung von Überlizenzierung oder Lizenzverstößen
• Transparente Softwareverteilung pro Gerät, Nutzer oder Standort
• Automatisierte Benachrichtigungen zu Lizenzabläufen oder Lizenzmängeln
• Erleichterung von Audits, IT-Prüfungen und Budgetplanung

Verkabelung von Geräten – Verbindungen nachvollziehbar dokumentieren

Ein oft unterschätzter, aber entscheidender Teil der IT-Dokumentation ist die Verkabelung. Gerade in komplexen Umgebungen – vom kleinen Serverraum bis zum großflächigen Rechenzentrum – ist es essenziell zu wissen, welches Gerät mit welchem Anschluss, Port oder Patchpanel verbunden ist. i-doit ermöglicht eine präzise und visuell nachvollziehbare Abbildung dieser physikalischen Verbindungen.

Verkabelung auf Port-Ebene

In i-doit werden Geräte wie Switches, Server, USVs oder Firewalls nicht nur als Objekte erfasst – sie können zusätzlich mit einzelnen Ports (z. B. Ethernet, Glasfaser, Seriell, SFP, etc.) ausgestattet werden. Diese Ports lassen sich wiederum miteinander verknüpfen, sodass die tatsächliche Verkabelung exakt abgebildet wird.

Beispiel:

• Port 1 eines Switches ist mit dem Netzwerkport eines Servers verbunden.
• Ein Patchpanel ist dazwischen geschaltet – auch das wird als Objekt mit Ports erfasst.
• Glasfaserverbindungen zwischen zwei Racks können dokumentiert und getraced werden.

So entsteht ein digitaler Zwilling der physischen Infrastruktur, mit dem sich auch komplexe Verkabelungen transparent darstellen und nachvollziehen lassen.

Patchfelder, Dosen, Trunk-Kabel und mehr

i-doit geht über einfache Punkt-zu-Punkt-Verbindungen hinaus. Du kannst auch:

• Patchfelder und Rangierfelder dokumentieren
• Netzwerkdosen und deren Raumzuordnung festlegen
• Trunk-Kabel mit mehreren Fasern oder Leitungen abbilden
• Höheneinheiten in Racks und deren Kabelführung dokumentieren

Diese Detailtiefe ermöglicht eine genaue Planung von Erweiterungen, das schnelle Finden von Fehlerquellen und die Vermeidung von Verwirrung im Ernstfall.

Vorteile der Verkabelungsdokumentation in i-doit

• Klare Übersicht über alle physischen Verbindungen
• Weniger Ausfallzeiten durch schnellere Fehlerlokalisierung
• Bessere Planbarkeit bei Umzügen, Erweiterungen oder Umbauten
• Reduzierter Zeitaufwand für Techniker vor Ort
• Vermeidung von Doppelbelegungen oder fehlerhaften Anschlüssen
• Visualisierung der Verkabelungsketten – auch über mehrere Komponenten hinweg

Mit der sauberen Dokumentation der Verkabelung wird i-doit zu einem echten Helfer bei Troubleshooting, Wartung und Planung – besonders in größeren Umgebungen mit vielen Netzwerkknoten.

IT-Services mit Abhängigkeiten – Transparenz für Serviceverantwortung und Ausfallsicherheit

Moderne IT-Landschaften bestehen längst nicht mehr nur aus isolierten Geräten oder Anwendungen. Sie sind eng miteinander verknüpft und bilden komplexe IT-Services, die für den Geschäftsbetrieb unverzichtbar sind – etwa E-Mail-Dienste, CRM-Systeme, Webplattformen oder File-Services. Diese Services bestehen aus vielen Einzelkomponenten, die in Wechselbeziehung zueinanderstehen.

i-doit ermöglicht es, solche IT-Services modular und nachvollziehbar zu dokumentieren – inklusive aller beteiligten Objekte und deren Abhängigkeiten.

Was ist ein IT-Service in i-doit?

Ein IT-Service wird in i-doit als eigenes Objekt behandelt und besteht aus einer Zusammenstellung technischer, organisatorischer und infrastruktureller Komponenten, z. B.:

• Server und virtuelle Maschinen
• Netzwerke, Firewalls und Load Balancer
• Software und Datenbanken
• Benutzergruppen und Berechtigungen
• SLAs, Ansprechpartner, Vertragsinformationen

Diese Komponenten können über Abhängigkeitsbeziehungen miteinander verknüpft werden. So entsteht eine strukturierte Servicekette, bei der auf einen Blick sichtbar ist, welche Systeme miteinander verknüpft sind – und was passiert, wenn eine Komponente ausfällt.

Abhängigkeiten visuell darstellen

Ein besonders hilfreiches Feature ist die grafische Darstellung von Abhängigkeiten. Über sogenannte „Service Trees“ oder Verknüpfungsgrafiken kann i-doit visualisieren:

• Welche Services auf welchen Servern laufen
• Welche Datenbank oder Schnittstelle eine Anwendung benötigt
• Welche Netzwerkinfrastruktur für einen Service essenziell ist
• Welche Auswirkungen ein Ausfall auf andere Komponenten hätte

Das ermöglicht Impact-Analysen in Echtzeit, etwa bei Wartungen oder Störungen. So können IT-Verantwortliche genau sehen, welche Services betroffen wären, wenn ein einzelner Host oder ein Netzwerkknoten ausfällt.

SLA und Verantwortlichkeiten dokumentieren

Neben den technischen Komponenten können IT-Services in i-doit auch mit folgenden Informationen angereichert werden:

• Service Level Agreements (SLA)
• Ansprechpartner / Service Owner
• Prioritäten, Kritikalität und Zielverfügbarkeit
• Verträge und externe Dienstleister
• Support-Zeiten oder Eskalationsstufen

Dadurch wird i-doit zu einem leistungsfähigen Tool für das IT-Service-Management (ITSM) nach ITIL oder anderen Standards.

Vorteile der Service-Dokumentation mit Abhängigkeiten in i-doit

• Zentrale Übersicht über alle geschäftskritischen IT-Services
• Verständliche Darstellung komplexer Systemabhängigkeiten
• Impact-Analyse bei Störungen oder Wartungsfenstern
• Besseres Incident- und Problemmanagement
• Basis für Risikoanalysen, Notfallplanung und Serviceverbesserung
• Verzahnung von Technik und Organisation

Mit der durchdachten Service- und Abhängigkeitsdokumentation hebt i-doit die IT-Dokumentation auf eine neue Ebene – weg von reiner Bestandsaufnahme, hin zur Prozess- und Serviceorientierung.