Wir bringen Ihre IT-Dokumentation auf Stand
Mit unterstützen Sie beim Aufbau Ihrer IT-Dokumentation.
Wir helfen Ihnen, eine vollständige, zentrale IT-Dokumentation mit klaren Prozessen und Verantwortlichkeiten aufzubauen.
Wir erstellen mit ihnen eine vollständige IT-Dokumentation
Aufbau einer zentralen IT-Dokumentation mit der CMDB i-doit.
Wir unterstützen Sie im Rahmen von regelmäßigen Workshops gemeinsam mit Ihrer IT-Abteilung eine zentrale IT-Dokumentation mit i-doit aufzubauen.
In nur wenigen Monaten wissen Sie nicht nur, welche Geräte sich in ihrem Netzwerk befinden, sondern Sie haben diese auch mit Personen, Verträgen, Organisationen und Dienstleistern in Beziehung gesetzt. Sie wissen, was ihre Systeme kosten, was die Folgen sind, wenn eines ihrer Systeme ausfällt und wer für die Wartung und Administration verantwortlich ist. Sie werden frühzeitig über auslaufende Lizenzen informiert, wissen, wo diese genutzt werden und können so langfristig Kosten senken.
Ausgangssituation unserer Kunden
Ist ihre IT-Dokumentation noch ein bunter Mix aus Excel-Tabellen, handschriftlichen Notizen und in Köpfen gelagerten Wissen? Nun, damit haben Sie dasselbe Problem wie fast jedes andere mittelständische Unternehmen.
Das Thema IT-Dokumentation wurde einfach noch nie in den Fokus gerückt. Sie ist meist ganz einfach historisch durch unzählige Mitarbeiter, Projekte und Veränderungen gewachsen. Da in den meisten Fällen weder ein einheitliches Konzept noch eine Qualitätskontrolle stattgefunden hat, ist der derzeitige Zustand nicht verwunderlich.
Diese Probleme müssen einmal richtig angegangen werden. Es muss ein Konzept für die Dokumentation her, mit klaren Verantwortlichen und Erfassung sämtlicher Assets ihrer Organisation.
Typische Ausgangssituation
- Kein Konzept für die IT-Dokumentation
- Dokumentation aufgeteilt in verschiedene Excel-Tabellen + ggf. Knowledgebase
- Kein oder ein kaum eingerichtetes Ticketsystem, um Prozesse und Aufgaben zentral zu koordinieren
- Keine automatische Netzwerkinventarisierung
- Geringe Mitarbeiterzahl für die Vielzahl von anfallenden Aufgaben
Import Ihrer Dokumentation
Zentrale Auswertung
Automatische Qualitätsprüfung
Integration Ihrer Anforderungen
Automatisch generierte Handbücher
1. Ziele definieren
- Gemeinsame Erarbeitung ihrer Ziele
- Anforderungen der Abteilungen ermitteln
- Zielkatalog erstellen
2. Dokumentationskonzept entwickeln
- Vorhandene Dokumentation sichten
- Dokumentationsstandard definieren
3. Installation und Konfiguration der CMDB i-doit
- Software zentral installieren und konfigurieren
- Regelmäßige Backups konfigurieren
- Netzwerke und Zertifikate konfigurieren
- Active Directory anbinden (Benutzer- und Gruppen)
- Mailserver anbinden (Versand von Benachrichtigungen und Berichten)
4. Dokumentation anlegen
- Standorte, Gebäude, Etagen, Räume anlegen
- Kunden, Organisationen und Dienstleiser anlegen
- Netzwerke, VLANs, Netzwerkkomponenten
- Dokumentationskonzept 1zu1 in der Software abbilden
- Individuelle Gerätetypen und Datenkategorien anlegen
- Import ihrer vorhandenen Dokumentation
- Reduzierung der Datenfelder auf das Minimum
- Validierung (Pflichtfelder und Eingabeprüfung)
- Qualitätssicherungsprozess implementieren
5. Vollständige IT-Dokumentation
- Dashboard für verschiedene Fachabteilungen anlegen
- Intensive Schulung der Mitarbeiter in das fertige Gesamtkonzept
Wir führen Sie zur vollständigen IT-Dokumentation
Mit unserem Konzept werden Sie innerhalb kürzester Zeit über eine vollständige IT-Dokumentation verfügen. Damit dies gelingt, müssen Sie jedoch engagiert mitarbeiten. Das bedeutet, sie und ihr Team müssen regelmäßig an den vereinbarten Workshop-Terminen aktiv teilnehmen und an der Umsetzung mitwirken. Die initiale Konzeption und Konfiguration wird von ihrem Team mitgetragen und es ist unglaublich wichtig, ihre Mitarbeiter im Zuge des Projekts frühzeitig einzubinden.
Was Sie für eine Zusammenarbeit mitbringen müssen
- Engagierte Mitarbeit
- Wöchentlich 4 – 8 Stunden Zeit einplanen (je nach Thema)
- Qualifizierte Mitarbeiter, die über Basiskenntnisse mit Windows Server oder Linux (Debian, Ubuntu) verfügen.
Häufige Fragen
Wie läuft die Zusammenarbeit ab?
Die Zusammenarbeit läuft über Microsoft Teams oder ein Konferenztool Ihrer Wahl nach Vereinbarung (z.B. Zoom, Webex o.ä.). Jede Woche arbeiten wir gemeinsam in einer Webkonferenz ca. 3 Stunden an Ihrer IT-Dokumentation. Dies schließt die Konzeptionierung, Konfiguration und Schulung mit ein.
Zwischen den Workshops werden Sie jedoch auch in die Verantwortung genommen, Daten in Excel zusammenzustellen oder notwendige Konfigurationen vorzunehmen.
Hinweis: Es finden grundsätzlich keine Vororttermine statt.
Unsere Erfahrungen der letzten Jahre mit Mittelständlern und Konzernen hat gezeigt, unser Konzept ist problemlos remote abbildbar und sorgt dafür, für alle Beteiligten Zeit und Geld zu sparen. Wir können von der Konzeption bis zur technischen Konfiguration alle Bereiche abdecken.
Welche Leistungen sind im Dienstleistungspaket enthalten?
- Beratung
- Konzeption
- Datenaufbereitung
- Technische Unterstützung
- Schnittstellenkonfiguration
- Schulung
- Support
Welche Leistungen sind im Dienstleistungpaket nicht enthalten?
- Entwicklung neuer Schnittstellen
- Programmmierung neuer Funktionen
- Scripting eigener API-Schnittstellen
- Abstimmungstermine mit Dritt-Unternehmen
- Anbindung nicht unterstützter Dritt-Tools
- Manuelle Datenpflege
- VorOrt-Termine
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Hier erkläre ich Ihnen genau, wie wir
- Gemeinsam mit ihrem Team eine vollständige, zentrale IT-Dokumentation aufbauen.
- Ihnen einen einheitlichen Dokumentationsstandard liefern.
- Die Dokumentationsqualität messbar machen und regelmäßig überprüfen
Anfrage Projektbegleitung i-doit
Gerne melden wir uns bei Ihnen zur Terminabstimmung.
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6 Probleme, die nahezu jedes mittelständische Unternehmen hat
Seit 2017 beraten und unterstützen wir mittelständische Unternehmen und Konzerne beim Aufbau ihrer Dokumentation. Die Probleme sind, bevor Sie bei uns Kunde werden, bei nahezu allen dieselben.
1.
Kein einheitliches Konzept für die IT-Dokumentation mit definierten Qualitätsstandard
Wir haben kein einheitliches Konzept für die Dokumentation. Jeder dokumentiert, wie er/sie es für richtig hält. Auf Basis dieser unvollständigen Informationen können Mitarbeiter keine Vorgänge übernehmen und Führungskräfte keine strategische Planung machen.
2.
Hoher Dokumentationsaufwand bei der Erfassung und Aufbereitung von Informationen
Die Dokumentation ist ein enormer Zeitfresser mit geringem Mehrwert. Es werden zwar regelmässig Änderungen und andere Informationen dokumentiert, im Störungsfall fehlen dann aber doch wieder wichtige Informationen.
3.
Keine Übersicht über die Vertragslandschaft und bestehende Lizenzen
Wir haben keine Übersicht darüber, welche Verträge, Lizenzen und SLA’s derzeit mit welchen Systemen, Organisationen und Personen in Beziehung oder Abhängigkeit stehen. Wir vermuten, dass hier jedes Jahr unnötig hohe Kosten entstehen.
4.
Keine gemeinsame Datenbasis für IT- und Fachabteilungen
Wir haben zwar Übersichten in Excel u.ä. Tools, aber diese Daten sind in unzähligen Revisionen vorhanden und in nochmal so vielen unterschiedlichen Übersichten zusammengestellt. Es gibt einfach keine gemeinsame Datenbasis, mit der alle zusammenarbeiten können
5.
IT-Mitarbeiter sind weniger produktiv, weil Sie unnötig gebunden werden
Die Dokumentation bindet Personal, die in Projekten und den internen Betrieb benötigt werden. Es gibt immer mehr IT-Projekte als das vorhandene IT-Personal bewältigen kann. Die manuelle Dokumentation von Informationen bremst da leider oft den Workflow.
6.
Häufiger Wissensverlust
Wir können Änderungen nur schwer oder überhaupt nicht nachvollziehen. Mit dem Ausscheiden von langjährigen Mitarbeitern wandert zudem viel Wissen ab, das für immer verloren ist. Kollegen müssen sich dann mühselig in zu übernehmende Systeme einarbeiten.
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