Wir erstellen mit ihnen eine vollständige IT-Dokumentation

Aufbau einer zentralen IT-Dokumentation mit der CMDB i-doit.

Wir unterstützen Sie im Rahmen von regelmäßigen Workshops gemeinsam mit Ihrer IT-Abteilung eine zentrale IT-Dokumentation mit i-doit aufzubauen.

In nur wenigen Monaten wissen Sie nicht nur, welche Geräte sich in ihrem Netzwerk befinden, sondern Sie haben diese auch mit Personen, Verträgen, Organisationen und Dienstleistern in Beziehung gesetzt. Sie wissen, was ihre Systeme kosten, was die Folgen sind, wenn eines ihrer Systeme ausfällt und wer für die Wartung und Administration verantwortlich ist. Sie werden frühzeitig über auslaufende Lizenzen informiert, wissen, wo diese genutzt werden und können so langfristig Kosten senken.

FULL-SERVICE FÜR DIE EINFÜHRUNG VON i-DOIT

1.
Analyse
und
Konzeption

Analyse Ihrer bestehenden IT-Dokumentation, Optimierung und Konzeptionierung für den Import.

 

2.
Installation
und
Konfiguration

Installation und Konfiguration von i-doit auf einem Windows oder Linux Server.

 

3.
Anpassung
und
Datenimport

Anpassung und Übernahme vorhandener Dokumentationen in die CMDB i-doit

 

4.
Struktur
und
Customizing

Strukturierung der Standorte und Assets, Customizing von Datenfeldern und Reports.

 

Ausgangssituation unserer Kunden

Viele Unternehmen kämpfen mit einer unstrukturierten IT-Dokumentation, bei der es kein einheitliches Konzept gibt und jeder nur das dokumentiert, was aus seiner Sicht wichtig erscheint. Oft sind die Zuständigkeiten unklar, sodass sich niemand wirklich verantwortlich fühlt, was dazu führt, dass die Dokumentation unvollständig oder veraltet bleibt. Zudem sind die Informationen auf verschiedene Tools wie Excel, Word, Notiz-Apps oder eine Knowledgebase verteilt, was die Konsistenz erschwert und die Suche nach relevanten Daten zeitaufwendig macht.

Ein weiteres Problem ist die fehlende regelmäßige Aktualisierung – einmal erstellte Dokumentationen werden oft nicht weiter gepflegt und veralten schnell. Auch das Reporting gestaltet sich aufwendig, da zusätzliche Tabellen erstellt werden müssen, um Daten aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen. Ohne ein Versionsmanagement lassen sich Änderungen nicht nachvollziehen, wodurch Missverständnisse und Datenverluste entstehen können. Zudem fehlt es häufig an einer Standardisierung, sodass unterschiedliche Teams und Abteilungen verschiedene Formate und Methoden nutzen, was die Konsistenz der IT-Dokumentation zusätzlich erschwert.

Diese Probleme müssen einmal richtig angegangen werden. Es muss ein Konzept für die Dokumentation her, mit klaren Verantwortlichen und Erfassung sämtlicher Assets ihrer Organisation in einer zentralen Datenbank.

Live Demo und Anlayse

Typische Ausgangssituation

  • Kein Konzept für die IT-Dokumentation: Jeder dokumentiert das, was aus seiner Sicht wichtig ist
  • Unklare Zuständigkeiten: Niemand fühlt sich für die Dokumentation verantwortlich, sodass sie oft unvollständig oder veraltet ist.
  • Dokumentation aufgeteilt in Excel, Word oder Notiz-Tools + ggf. Knowledgebase
  • Keine regelmäßige Aktualisierung: Dokumentationen werden einmal erstellt, aber nicht gepflegt, sodass sie schnell veraltet sind.
  • Aufwendiges Reporting, es müssen weitere Tabellen erstellen werden, um Daten zusammenzuführen.
  • Kein Versionsmanagement: Änderungen werden nicht nachvollziehbar dokumentiert, was zu Missverständnissen und Datenverlust führen kann.
  • Fehlende Standardisierung: Unterschiedliche Abteilungen oder Teams nutzen verschiedene Tools und Formate, was die Konsistenz erschwert.

Strukturiert ans Ziel

Wir begleiten Sie auf dem Weg zu einer vollständigen IT-Dokumentation und arbeiten aktiv mit Ihnen das Thema auf.

Import Ihrer Dokumentation

Zentrale Auswertung

Automatische Qualitätsprüfung

Integration Ihrer Anforderungen

Automatisch generierte Handbücher

1. Ziele definieren

  • Gemeinsame Erarbeitung ihrer Ziele
  • Anforderungen der Abteilungen ermitteln
  • Zielkatalog erstellen

2. Dokumentationskonzept entwickeln

  • Vorhandene Dokumentation sichten
  • Dokumentationsstandard definieren

3. Installation und Konfiguration der CMDB i-doit

  • Software zentral installieren und konfigurieren
  • Regelmäßige Backups konfigurieren
  • Netzwerke und Zertifikate konfigurieren
  • Active Directory anbinden LDAP (Benutzer- und Gruppen)
  • Mailserver anbinden (Versand von Benachrichtigungen und Berichten)

4. Dokumentation anlegen

  • Standorte, Gebäude, Etagen, Räume anlegen
  • Kunden, Organisationen und Dienstleiser anlegen
  • Netzwerke, VLANs, Netzwerkkomponenten
  • Dokumentationskonzept 1zu1 in der Software abbilden
  • Individuelle Gerätetypen und Datenkategorien anlegen
  • Import ihrer vorhandenen Dokumentation
  • Reduzierung der Datenfelder auf das Minimum
  • Validierung (Pflichtfelder und Eingabeprüfung)
  • Qualitätssicherungsprozess implementieren

5. Vollständige IT-Dokumentation

  • Dashboard für verschiedene Fachabteilungen anlegen
  • Intensive Schulung der Mitarbeiter in das fertige Gesamtkonzept

Wir führen Sie zur vollständigen IT-Dokumentation

Mit unserem Konzept werden Sie innerhalb kürzester Zeit über eine vollständige IT-Dokumentation verfügen. Damit dies gelingt, müssen Sie jedoch engagiert mitarbeiten. Das bedeutet, sie und ihr Team müssen regelmäßig an den vereinbarten Workshop-Terminen aktiv teilnehmen und an der Umsetzung  mitwirken. Die initiale Konzeption und Konfiguration wird von ihrem Team mitgetragen und es ist unglaublich wichtig, ihre Mitarbeiter im Zuge des Projekts frühzeitig einzubinden. 

Was Sie für eine Zusammenarbeit mitbringen müssen

  • Engagierte Mitarbeit
  • Wöchentlich 4 – 8 Stunden Zeit einplanen (je nach Thema)
  • Qualifizierte Mitarbeiter, die über Basiskenntnisse mit Windows Server oder Linux (Debian, Ubuntu) verfügen.
Jetzt anfragen

Häufige Fragen

Die Zusammenarbeit läuft über Microsoft Teams oder ein Konferenztool Ihrer Wahl nach Vereinbarung (z.B. Zoom, Webex o.ä.). Jede Woche arbeiten wir gemeinsam in einer Webkonferenz ca. 3 Stunden an Ihrer IT-Dokumentation. Dies schließt die Konzeptionierung, Konfiguration und Schulung mit ein.

Zwischen den Workshops werden Sie jedoch auch in die Verantwortung genommen, Daten in Excel zusammenzustellen oder notwendige Konfigurationen vorzunehmen.

Hinweis: Es finden grundsätzlich keine Vororttermine statt.

Unsere Erfahrungen der letzten Jahre mit Mittelständlern und Konzernen hat gezeigt, unser Konzept ist problemlos remote abbildbar und sorgt dafür, für alle Beteiligten Zeit und Geld zu sparen. Wir können von der Konzeption bis zur technischen Konfiguration alle Bereiche abdecken.

  • Beratung
  • Konzeption
  • Datenaufbereitung
  • Technische Unterstützung
  • Schnittstellenkonfiguration
  • Schulung
  • Support
  • Entwicklung neuer Schnittstellen
  • Programmmierung neuer Funktionen
  • Scripting eigener API-Schnittstellen
  • Abstimmungstermine mit Dritt-Unternehmen
  • Anbindung nicht unterstützter Dritt-Tools
  • Manuelle Datenpflege
  • VorOrt-Termine

Jetzt Beratungstermin vereinbaren

Vereinbaren Sie jetzt ihren persönlichen Beratungstermin.

Hier erkläre ich Ihnen genau, wie wir

  • Gemeinsam mit ihrem Team eine vollständige, zentrale IT-Dokumentation aufbauen.
  • Ihnen einen einheitlichen Dokumentationsstandard liefern.
  • Die Dokumentationsqualität messbar machen und regelmäßig überprüfen

Anfrage Projektbegleitung i-doit

Gerne melden wir uns bei Ihnen zur Terminabstimmung.

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6 Probleme, die nahezu jedes mittelständische Unternehmen hat

Seit 2017 beraten und unterstützen wir mittelständische Unternehmen und Konzerne beim Aufbau ihrer Dokumentation. Die Probleme sind, bevor Sie bei uns Kunde werden, bei nahezu allen dieselben.

1.

Kein einheitliches Konzept für die IT-Dokumentation mit definierten Qualitätsstandard

Wir haben kein einheitliches Konzept für die Dokumentation. Jeder dokumentiert, wie er/sie es für richtig hält. Auf Basis dieser unvollständigen Informationen können Mitarbeiter keine Vorgänge übernehmen und Führungskräfte keine strategische Planung machen.

2.

Hoher Dokumentationsaufwand bei der Erfassung und Aufbereitung von Informationen

Die Dokumentation ist ein enormer Zeitfresser mit geringem Mehrwert. Es werden zwar regelmässig Änderungen und andere Informationen dokumentiert, im Störungsfall fehlen dann aber doch wieder wichtige Informationen.

3.

Keine Übersicht über die Vertragslandschaft und bestehende Lizenzen

Wir haben keine Übersicht darüber, welche Verträge, Lizenzen und SLA’s derzeit mit welchen Systemen, Organisationen und Personen in Beziehung oder Abhängigkeit stehen. Wir vermuten, dass hier jedes Jahr unnötig hohe Kosten entstehen.

4.

Keine gemeinsame Datenbasis für IT- und Fachabteilungen

Wir haben zwar Übersichten in Excel u.ä. Tools, aber diese Daten sind in unzähligen Revisionen vorhanden und in nochmal so vielen unterschiedlichen Übersichten zusammengestellt. Es gibt einfach keine gemeinsame Datenbasis, mit der alle zusammenarbeiten können

5.

IT-Mitarbeiter sind weniger produktiv, weil Sie unnötig gebunden werden

Die Dokumentation bindet Personal, die in Projekten und den internen Betrieb benötigt werden. Es gibt immer mehr IT-Projekte als das vorhandene IT-Personal bewältigen kann. Die manuelle Dokumentation von Informationen bremst da leider oft den Workflow.

6.

Häufiger Wissensverlust

Wir können Änderungen nur schwer oder überhaupt nicht nachvollziehen. Mit dem Ausscheiden von langjährigen Mitarbeitern wandert zudem viel Wissen ab, das für immer verloren ist. Kollegen müssen sich dann mühselig in zu übernehmende Systeme einarbeiten.